質問

終了

全社員の勤怠管理をしています。

管理方法としては、各個人に渡されているIDカード用いて、

・始業・終業時の打刻
・出張
・有休
・時間外作業（早出・残業・昼残業）
・交通費
・お弁当の注文　等を

各個人で申請、パソコン上でデータを集計し、
お給料に繁栄させる。。という流れになっています。

但し、場合によっては所定の届書も提出することになっています。
例えば、有給休暇を取得するには、

①手書きで届書を課長へ提出
②IDカードで該当日を「有休」で申請
③届書（手書き）を課長へ提出したら、IDカードで「有休届け出済み」の申請

以上、3つのことを行うことになっています。
不備があった場合は、直接ご本人へ連絡し、
後から行っていただくようにしています。

申請に不備が生じるのは大体決まった方々なのですが、
その度に促されることに対し、腹をたてたり、
促す人によって態度を変えたりする方も出てきてしまい、
社員間のトラブルとなってきてしまいました。

そこで、出来る限り申請するのに要する手間を省き、
シンプルでより簡単なものに変更できないか思案しています。

会社は社員の就業時間を把握しなければならないので、
打刻についてはこのまま続行（あたりまえですね・・）するとして、
その他の部分、
有給休暇取得等の手続きは、
どこまで削ってもいいのでしょうか・・？
例えば有給休暇申請の手続きは、上記3件を行わねばならないところを
手書きの届書だけに絞るのも、会社の許可が下りれば可能でしょうか？

就業規則には、「タイムカードで打刻する」という文面は掲載されていますが、
有給休暇取得に関しては、「所定の手続きを行う」という文面になっています。

どうか、よろしくお願いいたします。

質問者：プリンチ
質問日時：2008-02-27 11:46:24
0

ベスト回答

＞有給休暇取得等の手続きは、どこまで削ってもいいのでしょうか・・？

これについて他社の者が口出しできる状態ではないと思います。
ある会社なら、別に手続きはいらないというかもしれないし、
絶対に、事前申請＋承認が必要だとか・・・

まずは、総務関係の管理者に、現状報告を行い、シンプルに出来ないか
相談してみるのが良いと思います。

また、社員の方も所定の手続き方法がよく分かっていないとか、
なぜ必要なのか理解できていないのでは無いかと思います。
勤怠関係の手続き手順のマニュアルみたいなものを作り、
全社員に配ってみては如何でしょうか。

-------
追記

なるほど、簡略化する方法を模索されていたのですね。

ご自身で良い案が浮かばなければ、いつもルールを守れない人たちに
どのようにすれば良いのか、どの部分で面倒なのかなど、
意見をもらえば、自ずと方法が見つかってくるのではないでしょうか。

と言うか、申請方法が複雑で大変だと思うから、社長に対し、
シンプルにする案を提案しようと思ってる。何か良い案無いですか？
と思い切って聞いてみては？
（ただし、これだけは、認められませんという、情報だけは先に入手しておいて、
その情報は伝えた上でね。①は省けないとか）

自分で決めたルールも守れないようでは、社会人失格ですし・・・

実は総務関係の長をやっていた時、勤怠に関してちゃんと出来ないという
部下からの苦情は沢山うけました。
我が社の場合、管理しなければならない立場の者（部課長）が出来ていないことが多く、
まずはそこから改善するようにしました。管理者が出来てないのに、
自分たちがやる必要はないと感じる人も多いので。
プリンチさんの会社ではそう言うことはありませんか？
どこの会社でも苦労してるんだなと、痛感させて頂きました。
頑張って下さい。

回答者：マキバオー (質問から2時間後)
0

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マキバオーさん

ご回答ありがとうございました。

ご相談事項をアップさせていただいた後の社内会議にて、
問題提起してみました。

手続き方法が複雑・・というのは確かに一因でした。
なぜ必要なのか？ということが理解できていない方に多く
申請の不備が生じているという傾向があるという風に見受けられました。

手続きが複雑なことから、マニュアルは作成して、
いつでも閲覧可能な環境にしていたのですが、
複雑だ・・と感じている方に、マニュアルをみてくださいっていうのは
酷な手段だと感じました。

もちろん、決められたことをしないのがいけないことになってしまいますが、
何故できないのか・・？っていうことも考慮にいれて考えてみることにしました。

ありがとうございました！！

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回答

申請手続きの変更は、総務全体としての決定事項なのでしょうか。
それとも、相談者様の個人的な思案の内なのでしょうか。
それによって異なってきますが、もし決定事項であれば、社内で十分議論される必要がありますので、回答は難しいですね。

個人的な思案の内であれば、手続きの簡略化について、まず社内で調整されるのがよいのではないかと思われます。
会社によって、当然のことながら、その手続きを必要とするか否かの判断が異なってきますので。

また、それと同時に、どのような手続きを決定したにせよ、それは社内的な（たとえ明記されていないにせよ）決まりなわけですから、それに従わないで不備な申請を行っている相手に対しては、上司を通じてにせよ何にせよ、きちんと従うように指導する必要があるのではないでしょうか。
いい加減な対応をする社員を放置すると、他のきちんとした対応をしている社員に、何のための手続きかという疑問を抱かせることになると思うのですが……。
さらに言うならば、たとえ手続きを簡略化したからと言って、現在不備な申請を行っている「いつもの人達」がきちんと申請を行うとは限らないわけですよね。
それを考えると、手続きの簡略化は簡略化、厳格化は厳格化として切り分けてお考えになるのが一番ではないかと思われます。

回答者：くーら (質問から6日後)
0

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くーら様

ご回答ありがとうございました。

決定権は会社社長にあり、質問を掲載させていただいた内容は個人的な思案ではなく、
会社社長に決定いただくための「案」を提出せねばならないという立場です。

きちんと手続きを行うという指導は過去に何度もしているのですが、
どうしても決められたように行うことが難しいみたいなのです。

決められた手続きを出来る方が全社員の9割を占めていますので、
出来ない方1割のために全社員を巻き添えにはできないな・・とも
考えていました。
また、これら手続きの必要性について理解できていない方が、
申請の不備を生じさせているという傾向があるということがわかりました。

既に何度も該当社員の方にはお話しているのですが、
それでも手続きいただけないので、
考案係の私としては、私の見方・考え方をちょっと変えてみることにしました。
くーら様のおっしゃるとおり、
「簡略化」と「厳格化」と切り分けて思案していこうと思います。
押してだめなら引いてみろ！・・って今、思いました。

ありがとうございました！

回答

金銭的に直接稼いでいない部門であっても、とても大変なお仕事をなさっているのですね。じいは、直接部門にずっと居たので、間接部門のご苦労は殆どわかりませんでしたが。貴方の質問を見て、本当に大変なご苦労をなさっている事が良く解かりました。反省。

会社の仕組みを変えることは、とっても難しい事のはずなんですが、あるていど貴方には権限があるということなんでしょうね。

では、ここでちょっと、別の見方をして見ましょうか。

いろいろな管理をするのが会社ですが、長く経ったら不要なものも会社に蓄積していきます。
管理をする目的として、何のためにそれをする必要があるのか、それを管理してデータを集めることは、やらないよりどれだけ会社に＋になるのか、もしですよ、惰性的に会社がやっていることをやらなかったら、会社は本当にマイナスになるのでしょうか？、止めた事によって、一人減らせるとしたら、どうでしょう
か？こうして見ていくと、物事を短絡的に考えることは不完全だと思いませんか？

昔、じいが学んだことの一つではっきりしていることは、大きな眼で物を見ると人は何とちっぽけな事で悩んでいるのだろうかということです。会社の規定はそれぞれでありましょうが、ちゃんと必要なことを選び、それを何のために役立てることが出来るのかを考え、役に立たないことに人の労力を掛けることをやめることが業績を伸ばすコツでは無いでしょうか？
ためしにやることは、必ず期限を付け、結果をどのように何を基準にして評価するかも決めてから出発すると、不要なことをいつまでも続けることがなくなります。

そのような、いい会社が出来たら、じいも誘ってくださいね。

回答者：じい (質問から17時間後)
0

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じい様

ご回答ありがとうございました。
直接お金を生まない部署・・耳が痛いです（泣）
でも、じい様のように、ご理解を示してくださる方が増えたらいいな・・と
感じました！ありがとうございます。

ご相談事項をアップさせていただいた後の社内会議で問題提起してみたのですが、
必要性を認識されていない社員が沢山いました。

じい様のおっしゃるとおり、
「ちゃんと必要なことを選び、それを何のために役立てることが出来るのかを考え、役に立たないことに人の労力を掛けることをやめること」
・・これはじい様にご回答いただいた文章の一部ですが、
会社社長も言葉は違えど、同じ意味のことをよく申しております。

でも、なかなか思うようには行きませんが、
「目的」を上の引用文の意味として捉えるとするならば、
おのずと無駄な部分が省けるということに気がつくことが出来ました。

ありがとうございました！！

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